Automatització de factures i correus entrants
Les factures arribaven a la bústia general i algú les havia de redirigir a mà.
Serveis industrials de la construcció · 2025 · En producció
5 min és el que triga el sistema a tornar a revisar la bústia
Context
Empresa de la construcció que rebia factures de proveïdor a l'adreça general en comptes de la de facturació. Cada cas exigia reencaminar el correu i avisar el proveïdor manualment.
El problema
- Factures de proveïdor a la bústia general, no a la de facturació
- Calia avisar el remitent un per un perquè no es repetís
- Cada factura s'havia de pujar a mà al sistema de facturació
- Els errors es repetien des del primer contacte amb el proveïdor
Què vam construir
El sistema revisa la bústia cada cinc minuts i analitza amb IA l'assumpte, el cos i els noms dels adjunts. Si detecta una factura, respon automàticament al remitent indicant-li l'adreça correcta; si el cas és dubtós, fa una segona passada llegint el contingut del PDF abans de decidir. Una segona automatització llegeix les factures i les puja al sistema de facturació, associant projecte i proveïdor.
- Revisió automàtica de la bústia cada 5 minuts
- Tres casos coberts: factura clara, sense factura i dubtós
- Segona lectura del PDF amb IA quan el correu no és concloent
- Resposta automàtica al proveïdor amb l'adreça correcta
- Cap resposta automàtica si no hi ha indicis de factura
- Lectura i alta de factures al sistema de facturació
Resultats
- Correus mal adreçats: Reencaminament manual → Resposta automàtica al proveïdor
- Entrada de factures: Pujada manual → Lectura i alta automàtiques
- Freqüència: Revisió quan algú hi arribava → Revisió cada 5 minuts
Stack
- IA de classificació
- Lectura de PDF amb IA
- Orquestrador de fluxos
- Correu corporatiu
- Sistema de facturació